KI-Schulung mit PowerPoint selbst durchführen

Warum PowerPoint naheliegt, aber nicht genügt

PowerPoint ist in vielen Organisationen das vertraute Format für interne Schulungen. Es ist schnell vorbereitet, gut teilbar und eignet sich, um eine gemeinsame Struktur zu schaffen. Für eine erste KI-Schulung kann das hilfreich sein, weil Begriffe, Ziele und Grundregeln sichtbar werden.

PowerPoint sollte dabei als Werkzeug innerhalb eines größeren Kompetenzkonzepts verstanden werden. Der Foliensatz schafft Orientierung, aber die eigentliche Schulung entsteht erst durch Moderation, Übungen, Rückfragen, Beispiele und den Bezug zu den KI-Leitplanken der Organisation.

Das Risiko liegt darin, die Folien mit der Schulung zu verwechseln. KI-Kompetenz entsteht nicht dadurch, dass Mitarbeitende eine Präsentation gesehen haben. Sie entsteht, wenn sie die Inhalte auf ihre Arbeit anwenden können: auf Dokumentation, Beratung, Verwaltung, Kommunikation, Leitung, Datenschutz und fachliche Prüfung.

Art. 4 der KI-Verordnung beschreibt KI-Kompetenz kontextbezogen. Organisationen sollten Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Nutzungskontext und betroffene Personen oder Gruppen berücksichtigen. Daraus folgt nicht, dass eine bestimmte Schulungsform vorgeschrieben ist. Es spricht aber dafür, Schulungen nicht als reine Folienweitergabe zu verstehen.

Mindestbausteine einer guten KI-Schulung

Eine selbst durchgeführte KI-Schulung mit PowerPoint sollte einen klaren Lernweg haben. Sie muss nicht groß starten, sollte aber mehr enthalten als Definitionen und Toolbeispiele.

• Ziel und Zielgruppe: Wer wird geschult und wofür? Leitung, Verwaltung und Fachpraxis brauchen unterschiedliche Schwerpunkte.
• Grundverständnis: Was kann generative KI, was kann sie nicht, und warum entstehen Fehler oder Halluzinationen?
• Organisationsregeln: Welche KI-Leitplanken, Toolfreigaben oder Nutzungsregeln gelten bereits?
• Datenschutzgrenzen: Welche Daten sind ausgeschlossen, prüfpflichtig oder nur in freigegebenen Umgebungen nutzbar?
• Praxisübungen: Kleine Aufgaben mit allgemeinen oder künstlichen Beispielen, keine echten Falldaten.
• Fachliche Prüfung: Wie werden KI-Ergebnisse eingeordnet, korrigiert oder verworfen?
• Nachweis: Teilnahme, Inhalte, Lernziele, offene Fragen und nächste Aktualisierung dokumentieren.

Wer eine solche Schulung intern selbst durchführen will, muss diese Bausteine nicht jedes Mal neu entwickeln. Praktisch ist ein vorbereiteter Foliensatz, der Struktur gibt, aber genug Raum für eigene Regeln, Beispiele, Toolfreigaben und Zuständigkeiten lässt. Das spart Vorbereitungszeit und senkt die Hürde, KI-Kompetenz regelmäßig und nachvollziehbar aufzubauen.

Datenschutz und Sozialdaten nicht nebenbei behandeln

Gerade in sozialen Organisationen darf Datenschutz kein kurzer Warnhinweis am Ende der Präsentation sein. Viele Mitarbeitende arbeiten mit Beratungsinhalten, Falldaten, Sozialdaten, Gesundheitsinformationen, Hilfeverläufen, Schutzkontexten oder internen Konflikten. Diese Inhalte gehören nicht in ungeprüfte oder nicht freigegebene KI-Tools.

Eine PowerPoint-Schulung sollte deshalb konkrete Datenbeispiele enthalten: Was ist unkritisch? Was ist prüfpflichtig? Was ist ausgeschlossen? Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen anonymisiert, pseudonymisiert und nur verfremdet. Namen zu entfernen reicht oft nicht aus, wenn der Kontext weiterhin erkennbar bleibt. Auch Metadaten, Kontextinformationen oder die Kombination mehrerer Angaben können dazu führen, dass Personen wieder identifizierbar werden.

Für die Schulungspraxis heißt das: Übungen sollten mit künstlichen Beispielen, allgemeinen Texten oder bewusst abstrakten Szenarien arbeiten. Echte Fallnotizen, Hilfepläne, Diagnosen, Beratungsverläufe oder personenbezogene Protokolle gehören nicht in Live-Demos.

Moderation, Rollen und Verantwortung

Eine gute PowerPoint-Schulung lebt nicht nur vom Foliensatz, sondern von der Moderation. Die verantwortliche Person muss Unsicherheit aufnehmen, Beispiele einordnen und deutlich machen, wo individuelle Entscheidung endet und Organisationsverantwortung beginnt.

Vor der Schulung sollten Leitung, Datenschutz, IT, Qualitätsmanagement und Fachpraxis klären, welche Aussagen verbindlich sind. Wenn es noch keine freigegebenen Tools oder Datenregeln gibt, sollte die Schulung das offen benennen. Sonst entsteht der Eindruck, KI sei allgemein erlaubt, obwohl die Organisation ihre Leitplanken noch nicht gesetzt hat.

Qualitätsmanagement kann helfen, die Schulung wiederholbar zu machen: mit Version des Foliensatzes, Schulungsdatum, Teilnehmendenliste, Lernzielen, offenen Fragen, Ablageort und Review-Termin. So wird aus einer einmaligen Präsentation ein Baustein im KI-Governance-System.

Praxisbeispiele

Teamleitung schult mit allgemeinem Beispiel

Eine Teamleitung möchte zeigen, wie KI bei der Formulierung eines allgemeinen Elternbriefs helfen kann. Die Übung nutzt eine künstliche Veranstaltung ohne Namen, Falldaten oder sensible Informationen. Anschließend diskutiert das Team, welche Inhalte in der echten Praxis ausgeschlossen wären und wer den finalen Text fachlich prüft.

PowerPoint enthält eine Datenampel

Eine Einrichtung baut in die Schulung eine einfache Datenampel ein: grün für allgemeine Texte, gelb für prüfpflichtige Inhalte und rot für Falldaten, Sozialdaten, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten und vertrauliche Beratungsinhalte. Die Folie wird nicht nur gezeigt, sondern an drei Beispielen geübt.

Eine Demo wird bewusst begrenzt

Eine interne Multiplikatorin möchte ein KI-Tool live zeigen. Sie nutzt dafür einen allgemeinen Konzepttext, nicht aber ein echtes Protokoll oder eine Fallnotiz. Vor der Demo wird erklärt, dass Live-Eingaben nur mit freigegebenen, unkritischen Inhalten stattfinden dürfen.

Ein Team nutzt KI sehr unterschiedlich

In einem Team nutzt eine Person KI für Formulierungshilfen, eine andere für Zusammenfassungen und eine dritte für Ideen zu Gruppenangeboten. Ohne gemeinsame Leitplanken entstehen schnell unterschiedliche Risikoeinschätzungen. Eine interne KI-Schulung kann diese Nutzung sichtbar machen und einen gemeinsamen Mindeststandard für erlaubte Tools, Datenarten und fachliche Prüfung schaffen.

Tabelle: Folien, Übungen und Nachweise