Viele soziale Organisationen starten ihre KI-Unterweisung pragmatisch mit einer PowerPoint-Präsentation. Das ist nachvollziehbar, aber als Nachweis für KI-Kompetenz nach dem AI Act meist nur ein Baustein. Entscheidend ist nicht, ob Folien existieren, sondern ob Zielgruppe, Inhalte, Durchführung, Teilnehmende, Rollenbezug und Aktualisierung nachvollziehbar dokumentiert sind.

Kurzantwort

Eine Präsentation reicht als Nachweis für KI-Kompetenz nach dem AI Act in der Regel nicht allein aus. Sie zeigt, welche Inhalte vorbereitet wurden. Sie belegt aber noch nicht automatisch, wer unterwiesen wurde, welche Lernziele verfolgt wurden, ob die Inhalte zur Rolle passen und ob sie sich auf die tatsächlich genutzten KI-Systeme beziehen.

Aussagekräftig wird der Nachweis erst durch Kontext. Soziale Organisationen sollten dokumentieren, wann die Unterweisung stattfand, wer teilgenommen hat, welche Materialien verwendet wurden, welche KI-Tools und Datenregeln besprochen wurden und wann eine Aktualisierung vorgesehen ist.

Für kleine Organisationen muss das nicht kompliziert sein. Oft reichen eine gute Präsentation, eine kurze Agenda, eine Teilnahmeliste, ein Lernzielblatt, ein Fragenprotokoll und ein Reviewtermin. Entscheidend ist, dass aus einer Foliensammlung ein nachvollziehbarer Schulungs- und Nachweisprozess wird.

Warum die Frage nach dem Nachweis jetzt wichtig wird

Der AI Act verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit Personen, die mit KI-Systemen umgehen, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Er schreibt dabei keine konkrete Form des Kompetenznachweises vor. Für soziale Organisationen entsteht daraus eine sehr praktische Frage: Wie lässt sich zeigen, dass Mitarbeitende angemessen unterwiesen wurden?

Viele Einrichtungen greifen zuerst zu einer Präsentation. Das ist naheliegend, weil PowerPoint-Folien schnell erstellt, leicht angepasst und intern gut nutzbar sind. Eine Präsentation kann erklären, was generative KI ist, welche Risiken bestehen, welche Tools freigegeben sind und welche Daten nicht eingegeben werden dürfen.

Als alleiniger Nachweis bleibt sie aber oft zu unbestimmt. Eine Datei auf dem Laufwerk beantwortet nicht, ob die Schulung tatsächlich stattgefunden hat, welche Mitarbeitenden erreicht wurden, welche Rollen angesprochen waren und ob die Inhalte aktuell sind.

Was eine Präsentation leisten kann

Eine gute Präsentation kann ein sinnvoller Kern der KI-Unterweisung sein. Sie schafft eine gemeinsame Sprache, erklärt Grundbegriffe, ordnet Risiken ein und macht interne Regeln sichtbar. Besonders für kleine Träger ist sie ein pragmatischer Einstieg, wenn noch kein umfassendes Schulungssystem vorhanden ist.

Stark ist eine Präsentation vor allem dann, wenn sie nicht allgemein bleibt. Sie sollte konkrete Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag enthalten: Dürfen Mitarbeitende KI für allgemeine Textentwürfe nutzen? Welche Daten sind ausgeschlossen? Wer entscheidet über neue Tools? Wie werden KI-Ergebnisse fachlich geprüft? Wo werden Unsicherheiten gemeldet?

Damit wird die Präsentation mehr als Wissensvermittlung. Sie wird zu einem Baustein der Organisationssteuerung. Sie zeigt, welche Nutzung die Einrichtung ermöglichen will und welche Grenzen aus Datenschutz, Fachlichkeit und Verantwortung folgen.

Wo die Grenzen einer reinen Foliensammlung liegen

Eine reine Foliensammlung dokumentiert in erster Linie vorbereitete Inhalte. Sie sagt wenig darüber aus, ob die Inhalte vermittelt, verstanden, diskutiert oder auf konkrete Rollen übertragen wurden. Genau hier liegt das Nachweisproblem.

Wenn eine Organisation nur eine Datei mit dem Namen KI-Schulung.pptx ablegt, fehlen zentrale Informationen: Datum, Teilnehmende, Zielgruppe, Version, Verantwortliche, Lernziele, Bezug zu eingesetzten Tools und Umgang mit Fragen. Auch die Aktualisierung bleibt offen. Das ist besonders riskant, wenn sich Tools, Datenschutzbewertungen oder interne Freigaben ändern.

Hinzu kommt: KI-Kompetenz ist nicht für alle Rollen gleich. Leitung, Verwaltung, Fachkräfte, Datenschutzkoordination und Ehrenamtliche brauchen teilweise unterschiedliche Schwerpunkte. Eine identische Standardpräsentation kann ein Anfang sein, ersetzt aber keine risikoorientierte Einordnung.

Welche Unterlagen den Nachweis tragfähiger machen

Der Nachweis muss nicht bürokratisch werden. Er sollte aber zeigen, dass die Organisation nicht nur Folien erstellt, sondern eine Unterweisung tatsächlich geplant, durchgeführt und dokumentiert hat. Für viele soziale Organisationen ist ein schlanker Nachweisordner ausreichend.

Dazu gehören eine kurze Agenda, die Präsentation selbst, definierte Lernziele, eine Teilnahmeliste oder ein anderer Anwesenheitsnachweis, der Bezug zu freigegebenen KI-Tools, eine kurze Zusammenfassung der Datenregeln, ein Fragen- oder Entscheidungsprotokoll und ein Reviewtermin. Wenn digitale Lernformate genutzt werden, können zusätzlich Abschlussbestätigungen oder kurze Verständnisfragen sinnvoll sein.

Wichtig ist auch die Versionierung. Wenn Folien aktualisiert werden, sollte nachvollziehbar bleiben, welche Fassung wann verwendet wurde. Das ist klassische Dokumentenlenkung: Ablageort, Version, Freigabe, Verantwortlichkeit und Review gehören zusammen.

Rollen, Zielgruppen und Risikobezug

KI-Kompetenz sollte zur jeweiligen Rolle passen. Wer in der Verwaltung allgemeine Texte vorbereitet, braucht andere Beispiele als eine Fachkraft, die mit sensiblen Fallinformationen arbeitet. Leitung muss zusätzlich verstehen, welche organisatorischen Entscheidungen erforderlich sind: Toolfreigaben, Datenregeln, Zuständigkeiten, Eskalationswege und Review.

Deshalb sollte der Nachweis nicht nur lauten: „Mitarbeitende wurden zu KI geschult.“ Besser ist eine kurze Zuordnung: Welche Zielgruppe wurde geschult? Welche KI-Systeme oder Nutzungsszenarien waren relevant? Welche Risiken wurden behandelt? Welche Regeln gelten danach im Alltag?

Bei höherem Risiko sollte auch der Nachweis stärker sein. Wenn personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Sozialdaten oder fachliche Einschätzungen betroffen sein könnten, reicht eine allgemeine Einführung meist nicht. Dann braucht es konkretere Datenregeln, Praxisübungen, Prüfschritte und Verantwortlichkeiten.

Datenschutz und QM mitdenken

Eine KI-Präsentation sollte Datenschutz nicht als Randthema behandeln. Für soziale Organisationen sind Datenarten, Zweckbindung, Vertraulichkeit, Anbieterfragen und technische Schutzmaßnahmen zentral. Mitarbeitende brauchen klare Grenzen: Welche Informationen dürfen nicht in KI-Systeme eingegeben werden? Welche Tools sind freigegeben? Wer wird bei Unsicherheit gefragt?

Auch das Qualitätsmanagement spielt eine wichtige Rolle. Es kann sicherstellen, dass Unterweisungen nicht als Einzelaktion verpuffen. Dazu gehören geregelte Ablage, Versionierung, Nachweisführung, Wiederholung, Aktualisierung und die Verbindung zu internen KI-Leitplanken.

Wenn die Schulung Fragen oder neue Risiken sichtbar macht, sollten diese nicht im Raum stehen bleiben. Sinnvoll ist ein kurzes Protokoll: Welche Fragen kamen auf? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Welche Punkte gehen an Datenschutz, Leitung, IT oder QM zurück?

Bewertungsmatrix

Die folgende Matrix hilft einzuschätzen, wann eine Präsentation als Nachweisbaustein ausreicht und wann ergänzende Dokumentation erforderlich ist.

Nachweiselement Nur Präsentation Tragfähiger Nachweis Warum relevant?
Inhalte Folien liegen vor Folien plus Agenda und Lernziele Zeigt, was vermittelt werden sollte
Teilnahme Nicht erkennbar Teilnahmeliste oder digitale Bestätigung Belegt, wer erreicht wurde
Rollenbezug Allgemeine KI-Einführung Zielgruppen und Nutzungsszenarien benannt Macht KI-Kompetenz risikoorientiert
Datenschutz Allgemeiner Hinweis Konkrete Datenverbote, Toolregeln und Meldewege Schützt Klientinnen, Mitarbeitende und Organisation
Aktualisierung Keine Wiedervorlage Version, Verantwortlichkeit und Reviewtermin Hält Schulungsstand aktuell
Praxisbezug Wissen über KI Beispiele, Übungen oder Fallabgrenzungen Unterstützt Anwendung im Alltag

Je sensibler der KI-Einsatz, desto genauer sollte auch der Nachweis sein. Bei allgemeinen Textentwürfen kann eine schlanke Dokumentation genügen; bei Sozialdaten, Gesundheitsdaten, fachlichen Einschätzungen oder neuen KI-Tools sollte der Nachweis risikoorientiert um Rollenbezug, Datenschutzregeln, Praxisübungen und Freigabeentscheidungen ergänzt werden.

Praxisbeispiele

Kleiner Träger: PowerPoint plus Teilnahmeliste

Ein kleiner Träger führt eine einstündige KI-Unterweisung durch. Die Präsentation erklärt erlaubte Textnutzung, ausgeschlossene Daten und den Freigabeweg für neue Tools. Ergänzt werden Teilnahmeliste, Agenda, Version der Folien und ein Reviewtermin nach sechs Monaten. Damit wird aus der Präsentation ein nachvollziehbarer Nachweis.

Jugendhilfe: Allgemeine Folien reichen nicht

Ein Jugendhilfeteam erhält eine allgemeine KI-Präsentation. Im Alltag entstehen aber Fragen zu Hilfeplanung, Berichten und vertraulichen Fallinformationen. Die Organisation ergänzt deshalb spezifische Datenregeln, Praxisbeispiele und einen Abschnitt zur fachlichen Prüfung von KI-Ausgaben. Erst dadurch passt die Unterweisung zum Schutzbedarf.

Verwaltung: Rollenbezogene Kurzunterweisung

Die Verwaltung nutzt KI für allgemeine Entwürfe von E-Mails und internen Texten. Die Präsentation wird um konkrete Beispiele erweitert: keine Personaldaten, keine Bewerbungsunterlagen, keine vertraulichen Konflikte in offene Tools. Die Teilnehmenden bestätigen die Regeln, Fragen werden dokumentiert und an Datenschutz und Leitung zurückgespielt.

Weiterführende Fachimpulse

Wer den Nachweis für KI-Kompetenz systematisch aufbauen möchte, findet ergänzende Orientierung im Beitrag zum KI-Kompetenznachweis nach Art. 4 AI Act und in der Einordnung zu KI-Kompetenz nach dem AI Act in sozialen Organisationen. Für die praktische Durchführung passen außerdem KI-Schulung mit PowerPoint selbst durchführen, KI-Schulung selbst durchführen oder extern vergeben und KI-Schulungsunterlagen erstellen oder kaufen.

Für die organisatorische Absicherung helfen die Fachimpulse zur KI-Schulungsagenda für soziale Einrichtungen, zur Toolfreigabe für KI-Tools, zur Datenschutzprüfung von KI-Tools und zur KI-Ressourcenbibliothek für soziale Organisationen.

Checkliste

  • Ist vor der Schulung klar, welche Zielgruppe unterwiesen wird?
  • Sind Lernziele, Inhalte und Rollenbezug vorbereitet?
  • Bezieht sich die Unterweisung auf die tatsächlich genutzten oder freigegebenen KI-Tools?
  • Werden erlaubte, prüfpflichtige und ausgeschlossene Nutzungen klar benannt?
  • Sind personenbezogene Daten, Sozialdaten, Gesundheitsdaten und Personaldaten konkret geregelt?
  • Ist die verwendete Fassung der Präsentation versioniert?
  • Gibt es einen Nachweis, wer teilgenommen hat?
  • Werden Fragen, Toolwünsche oder Vorfälle aus der Schulung festgehalten?
  • Ist nachvollziehbar, wer die Unterweisung freigegeben und verantwortet hat?
  • Gibt es einen Reviewtermin für Folien, Regeln und Nachweise?

Häufige Fragen

Reicht eine Präsentation als Nachweis für KI-Kompetenz nach dem AI Act?

Eine Präsentation kann ein Baustein sein, reicht als alleiniger Nachweis aber meist nicht aus. Der AI Act schreibt keine konkrete Form des Kompetenznachweises vor. Nachvollziehbar sein sollten mindestens Zielgruppe, Inhalte, Lernziele, Durchführungsdatum, Teilnehmende, Bezug zu eingesetzten KI-Systemen und eine Dokumentation der Unterweisung.

Was sollte zusätzlich zur Präsentation dokumentiert werden?

Sinnvoll sind mehrere kurze Nachweise. Dazu gehören Agenda, Lernziele, Teilnahmeliste, eingesetzte Materialien, Rollenbezug, Nachweis der Durchführung, Fragen oder Entscheidungen aus der Schulung sowie ein Reviewtermin für Aktualisierungen.

Muss ein KI-Kompetenznachweis eine Prüfung enthalten?

Eine formale Prüfung ist nicht immer erforderlich. Je nach Risiko, Rolle und KI-Einsatz kann aber eine kurze Verständnisabfrage, Praxisübung oder dokumentierte Besprechung sinnvoll sein, um nicht nur Anwesenheit, sondern auch Lernbezug sichtbar zu machen.

Wer ist für den KI-Kompetenznachweis verantwortlich?

Die Organisation sollte Zuständigkeiten festlegen. Typisch sind Leitung für Freigabe und Priorisierung, Fachverantwortliche für Praxisbezug, Datenschutz und Informationssicherheit für Risikothemen sowie QM oder Verwaltung für Ablage, Versionierung und Nachweise.

Wie oft muss eine Präsentation zur KI-Kompetenz aktualisiert werden?

Eine starre Frist allein reicht nicht. Aktualisierung ist spätestens bei neuen KI-Tools, geänderten Risiken, neuen Datenarten, Vorfällen, rechtlichen Änderungen oder neuen Rollen erforderlich. Zusätzlich ist ein regelmäßiger Review sinnvoll.

Welche Fehler machen Organisationen beim Nachweis häufig?

Häufig fehlen Kontext und Nachvollziehbarkeit. Typische Fehler sind reine Foliensammlungen ohne Zielgruppe, keine Teilnahmedokumentation, fehlender Bezug zu genutzten KI-Systemen, keine Datenregeln, keine Rollenunterscheidung und keine Aktualisierung nach Tool- oder Prozessänderungen.

Kann eine PowerPoint-Schulung intern durchgeführt werden?

Ja, wenn Inhalte, Durchführung und Nachweise sauber vorbereitet sind. Wichtig ist, dass die Präsentation nicht nur allgemeines KI-Wissen vermittelt, sondern die konkreten Regeln, Risiken, Tools und Verantwortlichkeiten der Organisation abbildet.

Quellen

Autor

Simon Kern entwickelt KI-Leitplanken, Vorlagen und Schulungsformate für soziale Organisationen. Der Fokus liegt auf pragmatischer Umsetzung, Datenschutzsensibilität, Qualitätsmanagement und verantwortlicher KI-Nutzung im Arbeitsalltag.

Nächster Schritt

Soziale Organisationen sollten vorhandene KI-Präsentationen nicht nur als Schulungsmaterial betrachten, sondern in einen kleinen Nachweisprozess einbetten: Zielgruppe klären, Lernziele festlegen, Teilnahme dokumentieren, Datenregeln sichtbar machen, Fragen festhalten und einen Reviewtermin setzen.

Transparenz und Rechtshinweis

Transparenzhinweis

Dieser Fachimpuls wurde von Simon Kern für KI-Leitplanken.de erstellt. Die fachliche Grundlage bilden Praxiserfahrung mit sozialen Organisationen, Datenschutz- und QM-Perspektiven sowie öffentlich verfügbare Quellen. KI-Werkzeuge können zur Strukturierung, Formulierungsprüfung und Qualitätssicherung unterstützend eingesetzt worden sein. Die fachliche Verantwortung liegt beim Autor.

Rechtshinweis

Dieser Beitrag ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung, keine verbindliche Datenschutzberatung und keine Einzelfallprüfung. Ob ein konkreter KI-Einsatz, eine Schulung, ein Nachweis oder ein Organisationsprozess zulässig und angemessen ist, muss anhand der jeweiligen Organisation, eingesetzten KI-Systeme, Rollen, Datenarten, Zwecke, Verträge, technischen Schutzmaßnahmen und rechtlichen Rahmenbedingungen geprüft werden. Bei Unsicherheiten sollten Datenschutz, Rechtsberatung, Informationssicherheit und zuständige Stellen einbezogen werden.