Schatten-KI

Kurz erklärt

Schatten-KI bezeichnet die Nutzung von KI-Anwendungen innerhalb einer Organisation, ohne dass diese offiziell bekannt, geprüft oder freigegeben sind.

Ähnlich wie der Begriff „Schatten-IT“ beschreibt Schatten-KI Werkzeuge, die Mitarbeitende eigenständig einsetzen, um ihre Arbeit zu erleichtern. Dazu gehören beispielsweise KI-Chatbots, Schreibassistenzen, Transkriptionsdienste oder Übersetzungstools.

Die Nutzung erfolgt oft nicht aus böser Absicht, sondern weil Mitarbeitende schnell Lösungen für konkrete Aufgaben suchen. Problematisch wird es, wenn dabei organisatorische Regeln, Datenschutzanforderungen oder Qualitätsstandards umgangen werden.

Warum ist das für soziale Organisationen wichtig?

Soziale Organisationen arbeiten häufig mit sensiblen Informationen, personenbezogenen Daten und Sozialdaten. Gleichzeitig steigt der Wunsch, KI zur Entlastung bei Dokumentation, Kommunikation oder Verwaltung einzusetzen.

Wenn Mitarbeitende eigenständig KI-Tools nutzen, ohne dass die Organisation davon weiß, entstehen Risiken. Leitungen verlieren den Überblick darüber, welche Systeme verwendet werden, welche Daten verarbeitet werden und welche Ergebnisse in Arbeitsprozesse einfließen.

Schatten-KI ist deshalb oft kein Technologieproblem, sondern ein Organisationsproblem. Sie kann ein Hinweis darauf sein, dass klare Regeln, Freigabeprozesse oder geeignete Alternativen fehlen.

Typisches Missverständnis

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Schatten-KI ausschließlich durch unachtsame oder regelwidrige Mitarbeitende entsteht.

In der Praxis ist oft das Gegenteil der Fall. Mitarbeitende möchten ihre Arbeit effizienter erledigen und greifen auf leicht verfügbare Werkzeuge zurück, weil offizielle Lösungen fehlen oder Unsicherheit darüber besteht, was erlaubt ist.

Die Ursache liegt häufig weniger bei einzelnen Personen als bei fehlender Orientierung innerhalb der Organisation.

Beispiel aus der Praxis

Eine Fachkraft in einer Beratungsstelle nutzt privat einen frei zugänglichen KI-Chatbot, um Formulierungshilfen für Berichte zu erhalten.

Da keine klaren Vorgaben existieren, werden vereinzelt Informationen aus realen Fällen in die Eingaben übernommen. Die Leitung erfährt erst später von der Nutzung.

Die eigentliche Herausforderung ist nicht die einzelne Person, sondern das Fehlen von Leitlinien, Schulungen und einer geregelten Toolfreigabe.

Was sollten Leitungen beachten?

• Klare Regeln für die Nutzung von KI-Anwendungen festlegen.
• Freigegebene und sichere Alternativen bereitstellen.
• Mitarbeitende zu Datenschutz, Risiken und verantwortungsvoller KI-Nutzung sensibilisieren.
• Offen über KI-Nutzung sprechen, statt ausschließlich auf Verbote zu setzen.
• Regelmäßig prüfen, welche KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden.

Einordnung für KI-Leitplanken

Schatten-KI entsteht häufig dort, wo Orientierung fehlt.

Wenn Organisationen keine klaren Leitlinien, Freigabeprozesse oder Zuständigkeiten geschaffen haben, suchen Mitarbeitende eigene Lösungen. Deshalb lässt sich Schatten-KI selten allein durch Verbote verhindern.

Verantwortungsvolle KI-Governance schafft Rahmenbedingungen, die Innovation ermöglichen und gleichzeitig Sicherheit bieten. So wird aus verdeckter Nutzung ein transparenter und steuerbarer Einsatz von KI.

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