Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung einer Organisation verarbeitet.
Kurz erklärt
Ein externer Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten für die Organisation und braucht dafür klare vertragliche Regeln.
Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung einer Organisation verarbeitet.
Warum ist das für soziale Organisationen wichtig?
Viele KI-Tools, Cloud-Dienste oder Softwareanbieter verarbeiten Daten nicht im eigenen fachlichen Auftrag, sondern als Dienstleister. Dann muss geprüft werden, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt.
Typisches Missverständnis
Ein Vertrag allein macht ein Tool noch nicht geeignet. Neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag müssen Zweck, Datenarten, Schutzmaßnahmen, Speicherorte und Unterauftragnehmer passen.
Beispiel aus der Praxis
Eine Einrichtung nutzt ein KI-basiertes Transkriptionstool für interne Sitzungen. Wenn personenbezogene Inhalte verarbeitet werden, ist zu prüfen, ob der Anbieter als Auftragsverarbeiter eingebunden wird.
Was sollten Leitungen beachten?
- Vor Toolfreigabe Anbieterrolle klären.
- Auftragsverarbeitungsvertrag und technische Schutzmaßnahmen prüfen.
- Keine sensiblen Daten in ungeprüfte Dienste eingeben.
- Verantwortlichkeiten intern dokumentieren.
Einordnung für KI-Leitplanken
Bei KI-Diensten ist Auftragsverarbeitung ein zentraler Prüfpunkt. Kleine Einrichtungen sollten dafür einfache Freigabewege und verständliche Prüffragen nutzen.
Rechtliche Grundlage
Für die fachliche Einordnung wurden insbesondere folgende amtliche Grundlagen berücksichtigt:
Verwandte Begriffe
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Transparenzhinweis
Dieser Glossarbegriff wurde fachlich von Simon Kern erstellt und redaktionell verantwortet. KI kann unterstützend bei Strukturierung oder Formulierung eingesetzt worden sein. Die Prüfung und Verantwortung liegen bei Simon Kern.
Hinweis zu Rechts- und Datenschutzfragen
Dieser Glossarbegriff dient der fachlichen Orientierung und stellt keine Rechtsberatung, keine verbindliche Datenschutzberatung und keine Einzelfallbewertung dar. Je nach Organisation, Tool und Anwendungsfall kann eine individuelle Prüfung erforderlich sein.